You receive a phone call or an email with the incredible news that you’ve been offered a university professor position. You’re over the moon with joy, so you celebrate with colleagues, friends and family. Then you get down to planning the next stage of your career. But what to do first may not at all be clear and so a source of some anxiety.

Should you focus on preparing your teaching or writing grant applications? Should your energies be on navigating departmental politics and establishing yourself as a good colleague? Should you accept to take on a new committee responsibility? Add to these questions others related to moving (When? By road or plane?), finding a place to live in a new city (Buy or rent? In which neighbourhood?), or how to skill-up in a language in which you’re not yet fluent but will soon be working (Private tutoring?).

The first years of an assistant professor position, before going up for promotion and tenure, are incredibly stimulating but also intimidating. You may experience imposter syndrome and live with the perennial worry that you’re not doing enough to justify your first renewal and then promotion. A good way to deal with all these uncertainties is to break-up this first stage of your career into smaller blocks of time, dealing with the specificities of each as they come, while also planning next steps.

The following timeline is one applicable at my university, in a research-intensive faculty, and is modelled on the first years as an assistant professor. Obviously, this timing can vary depending on your institutional context, whether your position is more oriented towards teaching or research, whether you’ll be responsible for graduate students, whether you’re starting with previous years of experience credited, etc. Solicit feedback from your new director and colleagues and adjust according to the relevant circumstances.

With these caveats in mind, the following 5-year plan outlines key steps as you progress through this first stage of your academic career.

Before you start

Administrative details. Clarify and/or negotiate the start date; you may have existing commitments to wrap-up (e.g., teaching responsibilities and contract with your current employer) which require you to start later, or you may be ready earlier than the proposed start date. Activate your university dossier: identification, email, banking details for your salary, etc.

Clarify your start-up package. Start-up support can vary enormously and include course release, technical support, professional development and research funds. These will often be part of the negotiation process during your hiring.

Moving. If you’re from out of town, visit and start looking for housing (see if there’s support available from the university), and if you have children, look for neighbourhoods with daycare and good schools (get recommendations from your future colleagues). Reserve movers well in advance and verify the type of moving expenses (e.g., airfare, shipping) and amount covered by the university.

Publish, publish, publish. In the first year, you’re going to be incredibly busy getting your teaching material ready and writing grant applications, so you’ll likely have little time to work on your publications. Focus on clearing your backlog by getting manuscripts completed and submitted. These publications in the “pipeline” will keep your productivity going, and you won’t necessarily have the time nor desire to go back to them as you move onto your new research.

Update CVs. Change your online profiles, email signature and CVs to reflect your new affiliation. Update your CV format if required by the institution and seek guidance from your department director or senior colleagues. This institutional CV will be used for your renewal and promotion, so it’s worth perfecting and regularly updating.

Day 1

Find your office and get setup. Get your office key from the departmental secretary and meet the other administrative personnel. Obtain your Internet/Wi-Fi login, access to the university library, and activate your email address if not already provided. Identify any additional office equipment required for you to be comfortable (e.g., a second computer screen, ergonomic chair) and order these.

Meet your director. If not planned, book a meeting with the department director so they can introduce you to key people, discuss the details of your research and teaching plans and your start-up package, which you should have discussed during the hiring process and prior to starting.

Meet your colleagues. Book coffee and/or lunch with your new colleagues. These are people you’ll be working with closely over the next decades, so it pays to get to know them from the start. Ask for their advice and identify those who you can eventually solicit for advice or as mentors.

Explore the campus. Get to know the larger university campus and situate the different faculty and administrative buildings, figure out where you’ll be teaching, and explore various travel options to and from work (e.g., by public transit or car).

Months 1-6

Grant applications. Start writing at least one grant application. If you have course release to focus on developing your research program, use this “free time” in your weekly calendar. Mobilize your start-up funds to hire research assistants (ask for recommendations from your colleagues) to help with a preliminary data analysis or literature review, to support your grant application (and if not, a new writing project). But be careful, you can burn through this money very quickly, so use it wisely and give short contracts to your research assistants, renewing based on performance.

Identify a mentoring team. Even if not provided explicitly by the department/faculty, build a team of colleagues – junior, mid-career and senior – to be your close support team. They will be guides on where to say “Yes or No” and help you determine what are good or bad opportunities at various stages of your career. Some of these colleagues should be willing to read draft grant applications, while others will help you in negotiating professional responsibilities or finding balance with your personal life.

Join a research centre. Become a member of at least one research centre that supports your type of work. This will provide an intellectual community in which to grow, and often also include access to useful research support services (e.g., student scholarships, travel funds, pilot grants, grant writing support).

Recruit students. Start taking on Masters and PhD students who’re working on topics close to your research interests, and who ideally can be integrated into your research projects. If you do not have a graduate program in your department, seek out one in another department to see if you can recruit their students, either to supervise (if permitted) or as research assistants.

Prepare your courses. Invest in preparing your courses and building teaching material, including for those courses that you’ll be teaching in the next 6 months or year. Ask colleagues to share their material so you don’t have to start from scratch.

Years 1-2

Teaching. Continue building your courses but also experiment with different formats and pedagogical approaches. Follow training provided by the university to learn about how to, for example, deal with small vs large classes, in-person vs hybrid or online settings, identify and manage cheating or the use of AI, etc. Give guest lectures in the courses of your colleagues, both to share your expertise and be collegial, but also with a view to showcasing your research to potential students who you can recruit.

Build your research program. With your graduate students (if you have them, and if not try recruiting good senior undergraduate students) start collaborative research and writing projects. Work with other colleagues and get involved in their projects and grant applications as co-researcher.

Grant applications. Keep writing small and mid-size scale grant applications, accepting that for the latter you may have to apply multiple times. Start showing that you’re a colleague who can lead their own successful research program.

Learn to say “No”. You will quickly be solicited to join research teams and participate in grant applications – assistant professors are in demand because they’re required for grants to be competitive. These can be wonderful opportunities or huge time sinks that aren’t worth the effort. Ask your director and mentors/colleagues for advice regarding which opportunities you should accept or reject.

Conference presentations. Submit conference abstracts for local, national and a few international conferences. Aim for at least 3-5 presentations per year.

Publications. With your research program up and running, you should have a good pipeline of manuscripts in various stages of development and production, as well as many published each year. The format and quantity will vary widely by discipline, but what’s important is regular productivity and sustained growth.

Years 3-5

Committees. You should already be participating in committees of various sorts, such as thesis juries and program committees. This is the time to start taking on leadership roles, such as presiding ad hoc and even statutory committees, being the representative to the university assembly, and participating in hiring committees for new colleagues.

Major grant applications. At least 1 large scale grant application as lead researcher is likely required to confirm your status as a successful and independent researcher. You will want to be co-researcher on other collaborative projects with colleagues, but always with a direct payoff for you and your team (i.e., research funds, scholarships) – don’t get suckered like I did into doing lots of free work with the only payoff being a line on the CV.

Grow your international reputation. Make sure to keep going to international conferences, for both professional networking and some enjoyable academic tourism. Often, you’ll send your students instead (you’re listed on the abstract and this goes in your CV) as they need the experience, and you don’t have the time. Also start doing international grant reviews or science panels and try to get invited to focused international workshops.

Prepare the promotion package. As you’re wrapping up the first 4-5 years of your mandate, you’ll be asked to prepare a promotion and tenure package. Talk with your director and senior colleagues to confirm if and when you’re ready, and if needed, adjust your planning to strengthen certain aspects of your dossier. This application will include a detailed letter presenting your accomplishments in all those aspects of the professorial role (teaching, research, service, outreach), your full academic CV, teaching evaluations, letters of reference, etc. It takes many months to prepare so start early and ask senior colleagues for advice on model letters and feedback on your package.

Year 6

At this stage, you’ve been promoted to associate professor, obtained tenure/permanence (if that’s still offered) – well done! Hopefully you also have the right to take a sabbatical (a year research leave) which you now desperately need after the intensity of the first 5 years. This will be the time to catch-up on all the projects for which you’re late, but more importantly, it will be a moment to slow down, read, think and plan the next stages of your academic career.

The hard part is now behind you, and the future is open. Enjoy!

Vous recevez un appel téléphonique ou un courriel vous annonçant l’incroyable nouvelle qu’on vous a proposé un poste de professeur d’université. Vous êtes aux anges et vous fêtez l’événement avec vos collègues, vos amis et votre famille. Puis vous vous attelez à la planification de la prochaine étape de votre carrière. Mais ce qu’il faut faire en premier n’est pas toujours clair et peut être une source d’anxiété.

Devriez-vous vous concentrer sur la préparation de votre enseignement ou sur la rédaction de demandes de subventions? Devriez-vous consacrer votre énergie à naviguer dans la politique du département et à vous imposer comme un bon collègue? Devriez-vous accepter d’assumer une nouvelle responsabilité au sein d’un comité? Ajoutez à ces questions d’autres, liées au déménagement (Quand? Par la route ou par avion?), à la recherche d’un logement dans une nouvelle ville (acheter ou louer? Dans quel quartier?), ou à la façon de vous perfectionner dans une langue que vous ne maîtrisez pas encore, mais dans laquelle vous travaillerez bientôt (des cours privés?).

Les premières années d’un poste de professeur adjoint, avant la promotion et la permanence, sont incroyablement stimulantes, mais aussi intimidantes. Vous pouvez souffrir du syndrome de l’imposteur et vivre avec l’éternelle inquiétude de ne pas en faire assez pour justifier votre premier renouvellement, puis votre promotion. Un bon moyen de faire face à toutes ces incertitudes est de diviser cette première étape de votre carrière en blocs de temps plus petits, en traitant les spécificités de chacun au fur et à mesure, tout en planifiant les étapes suivantes.

Le calendrier suivant est celui qui s’applique dans mon université, dans une faculté à forte intensité de recherche, et il est calqué sur les premières années en tant que professeur adjoint. Il est évident que ce calendrier peut varier en fonction de votre contexte institutionnel, selon que votre poste est davantage orienté vers l’enseignement ou la recherche, que vous serez responsable d’étudiants des cycles supérieurs, que vous commencez avec des années d’expérience antérieures créditées, etc. Sollicitez l’avis de votre nouveau directeur et de vos collègues et adaptez-le en fonction des circonstances.

Avec ces mises en garde à l’esprit, le plan quinquennal suivant décrit les principales étapes de cette première phase de votre carrière universitaire.

Avant de commencer

Détails administratifs. Clarifiez ou négociez la date d’entrée en fonction; il se peut que vous ayez des engagements à régler (ex. : des responsabilités d’enseignement et un contrat avec votre employeur actuel) qui vous obligent à commencer plus tard, ou que vous soyez prêt plus tôt que la date d’entrée en fonction proposée. Activez votre dossier universitaire : identification, courriel, coordonnées bancaires pour votre salaire, etc.

Clarifiez votre « package » de démarrage. L’aide au démarrage peut varier énormément et inclure la dispense de cours, l’assistance technique, le développement professionnel et les fonds de recherche. Ces éléments feront souvent partie du processus de négociation lors de votre embauche.

Déménagement. Si vous venez d’une autre ville, visitez-la et commencez à chercher un logement (voyez si l’université peut vous aider), et si vous avez des enfants, cherchez des quartiers où il y a une garderie et de bonnes écoles (demandez des recommandations à vos futurs collègues). Réservez des déménageurs longtemps à l’avance et vérifiez le type de frais de déménagement (ex. : un billet d’avion, les frais d’expédition) et le montant couvert par l’université.

Publiez, publiez, publiez. La première année, vous serez incroyablement occupé à préparer votre matériel pédagogique et à rédiger des demandes de subvention, de sorte que vous aurez probablement peu de temps à consacrer à vos publications. Concentrez-vous donc sur l’élimination de votre retard en achevant et en soumettant des manuscrits. Ces publications dans le « pipeline » maintiendront votre productivité, et vous n’aurez pas nécessairement le temps ni l’envie d’y revenir lorsque vous passerez à vos nouvelles recherches.

Mettez votre CV à jour. Modifiez vos profils en ligne, votre signature de courriel et vos CV pour refléter votre nouvelle affiliation. Mettez à jour le format de votre CV si l’institution l’exige et demandez conseil à votre directeur de département ou à vos collègues seniors. Ce CV institutionnel sera utilisé pour votre renouvellement et votre promotion, il vaut donc la peine de le perfectionner et de le mettre à jour régulièrement.

Jour 1

Trouvez votre bureau et installez-vous. Obtenez la clé de votre bureau auprès du secrétariat du département et rencontrez les autres membres du personnel administratif. Obtenez votre accès Internet/Wi-Fi, l’accès à la bibliothèque universitaire et activez votre adresse courriel si elle n’est pas déjà fournie. Identifiez tout équipement de bureau supplémentaire nécessaire à votre confort (ex. : un deuxième écran d’ordinateur, une chaise ergonomique) et commandez-le.

Rencontrez votre direction. Si ce n’est pas prévu, prenez rendez-vous avec le directeur du département afin qu’il puisse vous présenter aux personnes clés, discuter des détails de vos projets de recherche et d’enseignement ainsi que de votre « package » de démarrage, dont vous devriez avoir discuté au cours de la procédure d’embauche et avant de commencer.

Rencontrez vos collègues. Réservez un café ou un lunch avec vos nouveaux collègues. Ce sont des personnes avec lesquelles vous travaillerez étroitement au cours des prochaines décennies, il est donc utile d’apprendre à les connaître dès le début. Demandez-leur conseil et identifiez ceux que vous pourrez éventuellement solliciter pour des conseils ou en tant que mentors.

Explorez le campus. Apprenez à connaître le campus universitaire dans son ensemble et à situer les différents bâtiments de la faculté et de l’administration, déterminez l’endroit où vous enseignerez et explorez les différentes possibilités de déplacement pour vous rendre au travail et en revenir (ex. : par transports en commun ou voiture).

Mois 1-6

Demandes de subventions. Commencez à rédiger au moins une demande de subvention. Si vous êtes libéré d’un cours pour vous concentrer sur l’élaboration de votre programme de recherche, utilisez ce « temps libre » dans votre calendrier hebdomadaire. Mobilisez vos fonds de démarrage pour embaucher des auxiliaires de recherche (demandez des recommandations à vos collègues) qui vous aideront à effectuer une analyse préliminaire des données ou une revue de la littérature, afin de soutenir votre demande de subvention (et sinon, un nouveau projet de rédaction). Mais attention, vous pouvez épuiser cet argent très rapidement, alors utilisez-le à bon escient et donnez des contrats courts à vos auxiliaires de recherche, en les renouvelant en fonction de leurs performances.

Identifiez une équipe de mentorat. Même si cela n’est pas explicitement prévu par le département/la faculté, constituez une équipe de collègues – juniors, en milieu de carrière et seniors – qui sera votre équipe de soutien rapproché. Ils vous indiqueront où dire « oui » ou « non » et vous aideront à déterminer quelles sont les bonnes ou les mauvaises opportunités aux différents stades de votre carrière. Certains de ces collègues devraient être prêts à lire des projets de demande de subvention, tandis que d’autres vous aideront à négocier des responsabilités professionnelles ou à trouver un équilibre avec votre vie personnelle.

Rejoignez un centre de recherche. Devenez membre d’au moins un centre de recherche qui soutient votre type de travail. Vous y trouverez une communauté intellectuelle au sein de laquelle vous pourrez vous développer, et vous aurez souvent accès à des services utiles de soutien à la recherche (ex. : des bourses pour les étudiants, des fonds de voyage, des subventions pilotes, une aide à la rédaction de subventions).

Recruter des étudiants. Commencez à accueillir des étudiants en maîtrise et en doctorat qui travaillent sur des sujets proches de vos intérêts de recherche et qui, dans l’idéal, peuvent être intégrés à vos projets de recherche. Si vous n’avez pas de programme de cycle supérieur dans votre département, recherchez-en un dans un autre département pour voir si vous pouvez recruter leurs étudiants, soit pour les superviser (si cela est autorisé), soit en tant qu’auxiliaires de recherche.

Préparez vos cours. Investissez dans la préparation de vos cours et dans l’élaboration de matériel pédagogique, y compris pour les cours que vous enseignerez au cours des six prochains mois ou de l’année à venir. Demandez à vos collègues de partager leur matériel afin que vous n’ayez pas à partir de zéro.

Années 1-2

Enseignement. Continuez à élaborer vos cours, mais expérimentez également différents formats et approches pédagogiques. Suivez les formations proposées par l’université pour apprendre à gérer, par exemple, les classes de petite taille ou de grande taille, les cours en présentiel ou les cours hybrides ou en ligne, à identifier et à gérer la tricherie ou l’utilisation de l’intelligence artificielle, etc. Donnez des conférences invitées dans les cours de vos collègues, à la fois pour partager votre expertise et faire preuve de collégialité, mais aussi dans l’optique de présenter vos recherches à des étudiants potentiels que vous pourrez recruter.

Élaborez votre programme de recherche. Avec vos étudiants des cycles supérieurs (si vous en avez, sinon essayez de recruter de bons étudiants de premier cycle), lancez des projets de recherche et de rédaction en collaboration. Travaillez avec d’autres collègues et participez à leurs projets et à leurs demandes de subvention en tant que co-chercheur.

Demandes de subventions. Continuez à rédiger des demandes de subventions à petite et moyenne échelle, en acceptant le fait que, pour ces dernières, vous devrez peut-être présenter plusieurs fois. Commencez à montrer que vous êtes un collègue capable de mener à bien son propre programme de recherche.

Apprenez à dire « non ». Vous serez rapidement sollicitée pour rejoindre des équipes de recherche et participer à des demandes de subventions – les professeurs adjoints sont très demandés car ils sont indispensables pour que les subventions soient compétitives. Il peut s’agir d’opportunités formidables ou de pertes de temps considérables qui n’en valent pas la peine. Demandez à votre directeur et à vos mentors/collègues de vous conseiller sur les opportunités à accepter ou à rejeter.

Présentations à des congrès. Soumettez des résumés de congrès pour des présentations locales, nationales et quelques congrès internationaux. Visez au moins 3 à 5 présentations par an.

Publications. Une fois votre programme de recherche lancé, vous devriez disposer d’une bonne réserve de manuscrits à différents stades de développement et de production, ainsi que de nombreux manuscrits publiés chaque année. Le format et la quantité varient considérablement d’une discipline à l’autre, mais ce qui importe, c’est une productivité régulière et une croissance soutenue.

Années 3-5

Comités. Vous devriez déjà participer à divers comités, tels que les jurys de thèse et les comités de programme. C’est le moment de commencer à assumer des rôles de leadership, tel que présider des comités ad hoc et même des comités statutaires, d’être le représentant à l’assemblée universitaire et de participer aux comités d’embauche de nouveaux collègues.

Demandes de subvention de grande envergure. Au moins une demande de subvention à grande échelle en tant que chercheur principal est probablement nécessaire pour confirmer votre statut de chercheur indépendant et performant. Vous souhaiterez participer à d’autres projets de collaboration avec des collègues, mais toujours avec une retombée directe pour vous et votre équipe (ex. : des fonds de recherche, des bourses) – ne vous laissez pas convaincre, comme je l’ai fait, de faire beaucoup de travail gratuit dont la seule retombée est une ligne sur le CV.

Développez votre réputation internationale. Veillez à continuer à participer à des conférences internationales, à la fois pour vous constituer un réseau professionnel et pour faire du tourisme académique. Souvent, vous y enverrez vos étudiants (vous figurez sur le résumé et cela figure sur votre CV) car ils ont besoin d’expérience et vous n’avez pas le temps. Commencez également à participer à des évaluations de subventions internationales ou à des panels scientifiques et essayez de vous faire inviter à des ateliers internationaux ciblés.

Préparez le dossier de promotion. Lorsque vous aurez terminé les 4 à 5 premières années de votre mandat, on vous demandera de préparer un dossier de promotion et de permanence. Discutez avec votre directeur et vos collègues seniors pour confirmer si et quand vous serez prêt, et si nécessaire, ajustez votre planification pour renforcer certains aspects de votre dossier. Ce dossier comprendra une lettre détaillée présentant vos réalisations dans tous les aspects du rôle de professeur (enseignement, recherche, service, rayonnement), votre CV académique complet, vos évaluations d’enseignement, des lettres de recommandation, etc. Il faut plusieurs mois pour préparer ce dossier, alors commencez tôt et demandez à des collègues expérimentés de vous conseiller des modèles de lettres et de vous faire part de leurs commentaires sur votre dossier.

Sixième année

À ce stade, vous avez été promu professeur agrégé et avez obtenu la permanence (si elle est toujours proposée) – bravo! Avec un peu de chance, vous avez également le droit de prendre un congé sabbatique (une année de recherche) dont vous avez désespérément besoin après l’intensité des cinq premières années. Ce sera le moment de rattraper tous les projets pour lesquels vous êtes en retard, mais plus important encore, ce sera le moment de ralentir, de lire, de réfléchir et de planifier les prochaines étapes de votre carrière universitaire.

Le plus dur est maintenant derrière vous, et l’avenir est ouvert. Profitez-en!